Muutoksia Infobric Easessa GDPR-lakivaatimusten täyttämiseksi

Infobric on vuoden aikana kertonut valmistautumisestaan uuteen GDPR-tietosuoja-asetukseen, joka astuu voimaan 25. toukokuuta 2018. Tässä tiedotteessa kuvaamme muutoksia ja uutuuksia, joiden myötä henkilötietojen käsittely palvelussa on uusien lakivaatimusten mukaista. Kerromme myös, mitä asetuksia suosittelemme asiakkaidemme muokkaavan rekisterinpitäjinä.

Henkilötietojen käsittely on nyt Easessa entistä turvallisempaa

Jotta asiakkaamme voivat täyttää uudet henkilötietojen käsittelyyn liittyvät lakivaatimukset ja turvata rekisteröityjen oikeudet varmasti ja sulavasti, teemme joitain muutoksia Infobric Easeen ja siihen kuuluviin palveluihin.

Infobric aloitti uuteen tietosuoja-asetukseen valmistautumisen jo vuonna 2016. Olemme tehneet laaja-alaisia muutoksia järjestelmiimme ja menettelytapoihimme varmistaaksemme, että voimme taata henkilötietojen käsittelijänä ne tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joista olemme vastuussa.

Teemme muun muassa tämän:

  • Sopeutamme Infobric Easen ja siihen liittyvät menettelytavat uusiin lakivaatimuksiin
    Otamme käyttöön muun muassa henkilötietojen automaattiseen karsimiseen liittyviä toimintoja ja rekisterinpitoon liittyviä asetuksia.
  • Kehitämme prosesseja ja järjestelmätukea mahdollistaaksemme sen, että rekisterinpitäjät voivat varmistaa rekisteröityjen oikeudet ja sen, että näitä oikeuksia suojellaan
    Teemme tämän muun muassa GDPR-portaalin avulla, jolla rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietojen saamiseen, poistamiseen, oikaisemiseen ym. liittyviä pyyntöjä mahdollisimman turvallisesti.
  • Varmistamme, että Infobricin turvallisuustaso on sopiva sekä teknisesti että organisatorisesti
    Teemme tämän muun muassa uusien vastuuroolien avulla rajoittaaksemme edelleen pääsyä henkilötietoihin palvelussa.

NÄIN TEEMME EASESTA YHÄ TURVALLISEMMAN JA GDPR-VAATIMUSTEN MUKAISEN

Alla kuvailemme lyhyesti Infobric Ease -uutuuksia ja muita muutoksia, joita olemme tehneet täyttääksemme GDPR-vaatimukset. Julkaisemme lisätietoja ja -ohjeita sivulla infobric.fi/asiakaspalvelu/gdpr sitä mukaa kun muutokset otetaan käyttöön.

Rekisterinpitoasetukset

Jokaisesta Infobric Easeen rekisteröidystä työmaasta tulee olla tiedossa, mikä yritys toimii rekisterinpitäjänä. Rekisterinpito koskee niitä tietoja, joita työmaasta käsitellään Infobric Easessa.

Olemme ottaneet käyttöön uuden toiminnon, jotta asiakkaamme voisivat muokata ohjelman rekisterinpitoon liittyviä asetuksia. Oletusarvoisesti pätee Yhteinen rekisterinpitovastuu ja tuolloin tulee ilmoittaa, mitä yrityksiä ohjelmassa voidaan valita työmaiden Rekisterinpitäjiksi. Vaihtoehtoisesti voidaan valita Yksittäinen rekisterinpitäjä ja ilmoittaa, mikä yritys toimii kaikkien ohjelmaan rekisteröityjen työmaiden rekisterinpitäjänä.

Ohjeita järjestelmävalvojalle

Ohjeita työmaapääkäyttäjälle

Tietojen käsittelyn rajoittamiseen ja tietojen karsintaan liittyvät asetukset

Tietosuoja-asetuksen henkilötietojen käsittelyyn liittyvien perusperiaatteiden mukaan tietoja ei tule kerätä enempää kuin on tarpeellista, niitä ei pidä säilyttää pidempään kuin on tarpeellista, eikä niitä tule käyttää muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon tiedot alun perin on kerätty.

Jotta asiakkaamme voisivat rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja pyrkiä karsimaan tietoja, tarjoamme uusia asetuksia, joiden avulla voi aktivoida/deaktivoida henkilötietoryhmiä ja määrittää kuinka kauan kuhunkin ryhmään kuuluvia tietoja säilytetään.

Ohjeita järjestelmävalvojalle

Uudet vastuuroolit

Henkilötietoihin käsiksi pääsemisen rajoittaminen on tärkeä osa IT-järjestelmien tietosuojaa. Jotta asiakkaamme voisivat rajoittaa pääsyä henkilötietoihin, tarjoamme asiakkaillemme useita uusia vastuurooleja ja muutamme Konfiguraattorin valtuuksia. Uudet valtuudet voidaan jakaa käyttäjille 25. toukokuuta lähtien.

Täältä löydät lisätietoa

Uusi asetus Ease CheckIn -sovellukseen

Mahdollisuus kytkeä läsnäoloseuranta pois päältä, niin ettei sovelluksen käyttäjä näe fyysisten korttien avulla tehtyjä  rekisteröintejä, vaan ainoastaan viimeisimmän tapahtuman (sisään-/uloskirjautunut), joka on rekisteröity sovellukseen.

Täältä löydät lisätietoa

GDPR-portaali henkilötietoihin liittyvien pyyntöjen käsittelyä varten

Infobric Easeen rekisteröidyillä henkilöillä on tietosuoja-asetuksen mukaan useita oikeuksia. Oikeuksia on vahvistettu ja ne ovat lisääntyneet. Lyhyesti sanottuna rekisteröidyillä on oikeus tietää milloin ja miten heidän henkilötietojaan käytetään, ja heidän tulee voida hallita omia tietojaan. Siksi heillä on muun muassa oikeus saada tietonsa korjatuiksi, poistetuiksi tai estetyiksi, tai saada omia tietojaan tai siirtää omat tietonsa.

Kaikki Infobric Easen rekisterinpitäjinä toimivat yritykset vastaavat käsiteltäviin henkilötietoihin liittyviin kyselyihin GDPR-portaalin kautta. Saadakseen käyttöoikeudet portaaliin yrityksen henkilötietoihin liittyvistä kyselyistä vastaavan henkilön tulee ottaa yhteyttä osoitteeseen support@infobric.fi

Voit lukea lisää oikeuksistasi tietosuojavaltuutetun sivuilta.

Varmistamme henkilötietojesi suojauksen

Infobric käsittelee asiakkaidemme meille jakamia tietoja vastuullisesti ja turvallisesti. Jotta asiakkaat ja palveluidemme ja verkkosivustojemme käyttäjät voisivat tilata ja käyttää palveluitamme, pitää meidän kerätä, käsitellä ja tallentaa tiettyjä tietoja.

Tietosuojakäytäntömme kertoo muun muassa, mitä henkilötietoja käsittelemme, miksi käsittelemme niitä, miten keräämme niitä, mikä on tietojen käsittelyn laillinen perusta ja kuinka kauan säilytämme tietoja.

Lue Tietosuojakäytäntömme täältä

Infobric Ease järjestelmä on käytössä tuhansilla työmailla, ja palvelee satojatuhansia työntekijöitä päivittäin!

Ota yhteyttä

Toivotko, että ammattilainen arvioi parhaan ratkaisun juuri sinun rakennustyömaallesi? Haluatko tietää, miten voit säästää rahaa rakennusprojekteissasi ja samalla parantaa turvallisuutta? Meillä on pitkä kokemus ja autamme sinua mielellämme löytämään vastaukset kysymyksiisi.

Höyläämötie 10, 00380 Helsinki