1.1. Asiakas on rekisterinpitäjä kaikessa henkilötietojen käsittelyssä, joka tapahtuu Palvelun tai Ohjelmiston käytön piirissä, mikäli tässä Sopimuksessa ei muuta ilmene. Infobric käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta ja lukuun osana Palvelua henkilötietojen käsittelijänä. Tietojen käsittelyn tarkoitus, käsittelyn kesto, sen luonne ja tarkoitus, henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen luokat, joita käsittely koskee, on kuvattu tarkemmin Aliliitteessä 1A. Asiakkaan vastuulla on varmistaa, että kaikki henkilötietojen käsittely tehdään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, mukaan lukien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU:n 2016/679) mukaisesti (”Sovellettava lainsäädäntö”).
1.2. Kappale 1.2 soveltuu ainoastaan, jos Asiakkaan henkilötietojen käsittelyä sisältävä toiminta suoritetaan Suomessa tai Ruotsissa. Kun Asiakas kehottaa alihankkijoitaan käyttämään Infobricin laitteita tarjoamalla Infobricin laitteita työmaalla läsnäoloseurantaa koskevien velvoitteiden täyttämiseksi, alihankkija on omien työntekijöidensä henkilötietojen rekisterinpitäjä. Asiakas on puolestaan alihankkijoidensa henkilötietojen käsittelijä. Asiakkaan tulee täten tehdä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välinen henkilötietojen käsittelysopimus alihankkijan ja Asiakkaan välille, ja kyseisen sopimuksen sisällön tulee vastata tätä Henkilötietojen käsittelysopimusta. Siinä tapauksessa, että Asiakas tarjoaa laitteita rakennuttajan puolesta, Asiakas on samalla tavalla rakennuttajan henkilötietojen käsittelijä, jonka on solmittava henkilötietojen käsittelysopimus rakennuttajan kanssa. Infobric toimii Asiakkaan alikäsittelijän roolissa suhteessa alihankkijaan ja rakennuttajaan. Asiakas on vastuussa suostumuksen hankkimisesta alihankkijalta ja rakennuttajalta Infobricin alikäsittelijänä suorittamaa henkilötietojen käsittelyä varten ja Asiakas toimii yhteyspisteenä Infobricin ja alihankkijoiden sekä rakennuttajien välillä Sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Sopimus soveltuu sekä Infobricin asemaan henkilötietojen käsittelijänä että henkilötietojen alikäsittelijänä.
2.1. Infobric käsittelee henkilötietoja toimiessaan tietojen käsittelijänä Asiakkaan kirjallisten ohjeiden ja tämän Sopimuksen mukaisesti sekä muiden Asiakkaan ajoittain toimittamien dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti.Jos Infobricille ei ole annettu ohjeita, joita Infobric pitää tarpeellisena Sopimuksen mukaisten velvoitteiden suorittamiseksi, Infobric ilmoittaa asiasta Asiakkaalle viipymättä ja odottaa lisäohjeita. Jos Infobric toteaa, että ohje on ristiriidassa sovellettavan lainsäädännön kanssa, Infobricin on ilmoitettava tästä Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä.
2.3. Riippumatta siitä, mitä edellä mainitussa Kappaleessa 2.1 todetaan, Infobricillä on oikeus käsitellä henkilötietoja siinä määrin kuin se on tarpeen, jotta Infobric pystyisi täyttämään velvoitteet, joita kulloinkin sovellettava lainsäädäntö, kuten viranomaisten antamat määräykset, määrää Infobricille. Infobricin on kuitenkin ilmoitettava Asiakkaalle oikeudellisesta velvoitteesta ennen tällaisen käsittelyn suorittamista, jolleivat velvoittavat lait estä Infobriciä antamasta näitä tietoja.
2.4. Jos joku pyytää tietoa Infobriciltä koskien Asiakkaan henkilötietojen käsittelyä, Infobricin on ohjattava hänet ottamaan yhteyttä Asiakkaaseen. Infobric ei voi paljastaa henkilö- tai muita tietoja henkilötietojen käsittelystä ilman Asiakkaan kirjallista ohjetta. Infobricillä ei ole oikeutta edustaa Asiakasta tai toimia Asiakkaan puolesta mihinkään kolmanteen osapuoleen nähden, mukaan lukien asianomaiseen tietosuojaviranomaiseen.
2.5. Asiakas voi pyytää Infobricia luovuttamaan sille kuuluvia henkilötietojaan 10Pro:lle erillisen integraatiorajapinnan välityksellä. Integraatiorajapinnan käyttämiseen sovelletaan Infobric Ease -yleisten ehtojen liitteen 2 mukaisia ehtoja.
3.1. Infobric käyttää Sovellettavan lainsäädännön vaatimia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojellakseen Palvelussa käsiteltäviä henkilötietoja.
3.2. Infobricin on Asiakkaan pyynnöstä toimitettava Asiakkaalle tarvittavat tiedot, jotka ovat Infobricin saatavilla Asiakasta varten, jotta tämä voisi täyttää velvollisuutensa tarvittaessa tekemään vaikutustenarvioinnin ja ennakkokuulemisen asianomaisten valvontaviranomaisten kanssa Infobricin suorittamasta käsittelystä Asiakkaan puolesta osana Palvelua.
3.3. Infobricin on avustettava Asiakasta mahdollisuuksien mukaan suorittamalla teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, jotta Asiakas voisi täyttää velvollisuutensa vastata rekisteröidyn pyyntöön käyttää Soveltuvan lainsäädännön mukaista oikeuttaan.
3.4. Infobric on varmistettava, että Infrobricin lukuun tapahtuva pääsy henkilötietoihin rajoittuu vain Infobricin henkilöstöön, joka tarvitsee pääsyä, jotta Infobric pystyy täyttämään sitoumuksensa Asiakasta kohtaan. Lisäksi Infobricin on varmistettava, että tällainen henkilöstö noudattaa salassapitovelvollisuutta jäljempänä esitetyn kappaleen 8 mukaisesti.
4.1. Tietoturvaloukkauksen (Sovellettavan lainsäädännön määritelmän mukaisesti) sattuessa Infobricin on ilmoitettava Asiakkaalle kirjallisesti loukkauksesta mahdollisimman pian sen jälkeen, kun Infobric on tullut tietoiseksi loukkauksesta. Ilmoituksen on sisällettävä tiedot poikkeaman luonteesta, rekisteröityjen luokista ja määrästä ja vaikutuksen alaisista henkilö- tietotyypeistä, poikkeaman todennäköisistä seurauksista ja kuvaus toimenpiteistä, jotka Infobric on suorittanut (mahdollisesti) rajoittaakseen poikkeaman kielteisiä vaikutuksia. Jos tämä ei ole mahdollista, ei ole tarpeellista ilmoittaa kaikkia tietoja samanaikaisesti, mutta Infobric antaa Asiakkaalle tiedot heti, kun ne ovat Infobricin saatavilla.
4.2. Jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa todennäköisen riskin rekisteröityjen tietosuojalle, Infobric suorittaa asianmukaisia toimenpiteitä estääkseen tai rajoittaakseen poikkeaman aiheuttamia kielteisiä vaikutuksia mahdollisuuksien mukaan sen jälkeen, kun Infobric on saanut poikkeaman tietoonsa.
5.1. Infobric dokumentoi säännöllisesti toimenpiteitä, joita se on suorittanut täyttääkseen velvoitteensa tämän Henkilötietojen käsittelijäsopimuksen mukaisesti. Asiakkaalla on pyytäessä oikeus saada nähdä uusin versio tällaisesta dokumentaatiosta.
5.2. Lisäksi Infobricin on avustettava Asiakasta tai Asiakkaan nimittämää kolmatta osapuolta suorittamaan tarkistuksen, joka sisältää Infobricin suorittamien teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tarkastuksen, joiden tarkoitus on Infobricin velvollisuuksien täyttäminen tämän Henkilötietojen käsittelijäsopimuksen mukaisesti. Infobricille on ilmoitettava tällaisesta tarkastuksesta kirjallisesti vähintään kolmekymmentä (30) päivää etukäteen. Kaikki tällaisen tarkastuksen kustannukset ovat Asiakkaan vastuulla, sisältäen Infobricille aiheutuneet kustannukset sen tarkastukseen osallistumisesta. Asiakkaan on varmistettava, että mahdollinen Asiakkaan puolesta tarkastusta tekevä kolmas osapuoli noudattaa salassapitosopimusta, joka on vähintään yhtä tiukka kuin edellä esitetyssä Kappaleessa 8 kuvattu salassapitovelvoite.
6.1. Asiakas antaa Sopimuksen tekemisellä suostumuksensa, että Infobricin käyttämät alikäsittelijät, kuten Infobricin aika ajoin päivitettävällä verkkosivustolla on kuvattu, voivat käsitellä Asiakkaan henkilötietoja Palvelun yhteydessä (”Alikäsittelijät”). Infobric solmii henkilötietojen käsittelijäsopimuksen Alikäsittelijän kanssa. Tällaisen henkilötietojen käsittelijäsopimuksen on sisällettävä tässä Liitteessä 1 ilmoitettujen määräysten mukaisia ehtoja vastaavat ehdot.
6.2. Jos Infobric aikoo vaihtaa tai lisää uuden Alikäsittelijän, Infobricin on ilmoitettava Asiakkaalle Alikäsittelijän identiteetti (sisältäen täydellisen yrityksen nimen, yritystunnuksen ja osoitteen), (maantieteellisen) sijainnin, jossa Alikäsittelijä käsittelee henkilötietoja, sekä Alikäsittelijän tarjoaman palvelun tyypin. Asiakkaalla on myös oikeus kahden viikon kuluessa vastustaa Infobricin uuden Alikäsittelijän käyttämistä Asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn, missä tapauksessa Infobricin ja Asiakkaan on pyrittävä löytämään yhteisymmärrys. Mikäli Osapuolet eivät pääse asiasta yhteisymmärrykseen, Sopimus voidaan irtisanoa ennenaikaisesti Yleisten ehtojen mukaisesti.
7.1. Asiakas antaa Sopimuksen tekemisellä suostumuksensa Infobricille siirtää Asiakkaan henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Tällainen siirto voi tapahtua kuitenkin vain, jos
i. maassa on riittävä henkilötietojen suoja EU-komission henkilötietojen käsittelyn tasoa koskevan päätöksen mukaisesti,
ii. Infobric varmistaa, että siirtoa varten käytetään asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallilausekkeita henkilötietojen siirtämiseksi, tai (iii) jokin muu poikkeus Sovellettavassa lainsäädännössä sallii siirron tekemisen.
8.1. Ehtojen Kappaleessa 17 ilmoitettua salassapitovelvollisuutta rajoittamatta myös seuraavat säännökset soveltuvat.
8.2. Infobricin on pidettävä Asiakkaan puolesta käsiteltävät henkilötiedot ehdottoman salaisina. Infobric ei saa paljastaa mitään henkilötietoja kolmansille osapuolille suoraan tai epäsuorasti, paitsi jos Asiakas on hyväksynyt tämän kirjallisesti, paitsi jos laki vaatii Infobriciä paljastamaan henkilötietoja, tai jos se on tarpeellista Sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Infobric hyväksyy, että tämän salassapitovelvollisuuden voimassaolo jatkuu myös Sopimuksen irtisanomisen jälkeen.
8.3. Asiakas sitoutuu pitämän kaiken Asiakkaan saaman tiedon Infobricin turvatoimista, menetelmistä, IT-järjestelmistä tai muista luottamuksellisista tiedoista ehdottoman salaisina ja sitoutuu lisäksi olemaan luovuttamatta luottamuksellista tietoa Infobriciltä tai sen Alikäsittelijöiltä kolmansille osapuolille, joita tämä tieto ei koske. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus luovuttaa tällaista tietoa, jos Asiakas on velvollinen luovuttamaan sitä lain tai Sopimuksen nojalla. Asiakas hyväksyy, että tämän salassapitovelvollisuuden voimassaolo jatkuu myös Sopimuksen irtisanomisen jälkeen.
9.1. Mikäli Infobricin Asiakkaan ohjeiden mukaisesta toiminnasta aiheutuu vahinkoa tai Infobriciä vastaan on tehty kolmannen osapuolen toimesta vahingonkorvausvaatimus, joka johtuu Infobricin henkilötietojen käsittelystä Asiakkaan ohjeiden mukaisesti tai Asiakkaan Kappaleen1.2 rikkomisesta, Asiakkaan on puolustettava Infobriciä kustannuksellaan ja hyvitettävä Infobricille Infobricin maksettavaksi tulevat vahingonkorvaukset ja sekä muut maksut ja kulut. Infobric on kuitenkin vastuussa Infobricin Alikäsittelijän velvoitteiden täyttämisestä Asiakasta kohtaan, jos Alikäsittelijä ei täytä Sopimukseen perustuvia velvoitteitaan. Sopimuksen mukaiset vastuunrajoitukset eivät miltään osin rajoita Asiakkaan vastuuta tämän käsittelyliitteen mukaisista vastuista ja velvoitteista.
9.2. Jos Asiakkaan dokumentoidut lisäohjeet henkilötietojen käsittelystä eivät ole Palvelun piirissä tai ne eivät muutoin sisälly Infobricin tekemiin sitoumuksiin Sopimuksen nojalla ja joita Infobric ei ole voinut kohtuudella odottaa kuuluvan Palveluun, ja Infobricille aiheutuu lisäkustannuksia näiden ohjeiden seurauksena, Infobricillä on oikeus joko irtisanoa Sopimus välittömästi tai vaihtoehtoisesti saada Asiakkaalta korvaus näistä kustannuksista.
Sopimuksen päättyessä Infobricin täytyy joko palauttaa tai poistaa kaikki Asiakkaan puolesta käsittelemänsä henkilötiedot Asiakkaan valinnan mukaisesti. Jos Asiakas ei tee tällaista pyyntöä neljäntoista (14) päivän kuluessa käsittelyn lopettamisesta, Infobric poistaa henkilötiedot. Mikäli Asiakas on pyytänyt varmuuskopion säilyttämistä Yleisten ehtojen kohdan 18.7 mukaisesti, Infobric säilyttää varmuuskopiot kuitenkin kyseisessä kohdassa esitetyn mukaisesti ja ottaen huomioon tämän Sopimuksen mukaiset ehdot.
